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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, choisissez le classement électronique. Mais, qu’est ce que le classement électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, factures, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques euros chaque mois, vos données seront conservées sur un hdd extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou un cambriolage est toujours possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est par conséquent plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.
L’acte d’arrivée sur terre prouve légalement l’état civil d’une personne. c’est pourquoi une copie intégrale ou un extrait de cet acte sont initiés pour de multiples démarches officielles comme une célébration, un divorce ou aussi une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un levé d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document réponse écrite public dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui démontre la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la commune du lieu d’arrivée sur terre.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à entretenir dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des dossiers importants.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le étendue de papiers à reuissir à garder diminue d’année en année !
Idéalement, il est conseillé de effectuer un archivage de certains documents au minimum une fois tous les ans. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable d’employer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de manière complète ou par date ( chaque mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la divergence entre les papiers plus récents et plus anciens.
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou aucune ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une activitée incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos papiers au format pdf et à stocker les fichiers sur votre hdd.
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