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il existe sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe plusieurs professionnels, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les cabinets afin d’être certain de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un secteur très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous ressentez le désir de travailler. Organiser un séminaire demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à l’attention des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner vos finances, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Créativité, fraîcheur, implication et bon sens sont ensuite brassés par notre équipe afin de répondre au plus juste à votre cahier des charges. Pour vous fournir un atelier clé en mains, différent, mais qui vous ressemble, et marque les esprits. La mission acceptée nous jouons les facilitateurs. Véritable maître d’oeuvre, nous combinons la totalité des partenaires nécessaires au succès de votre team building. Idéalement nous co-animons un groupe projet afin que vous soyez associé aux étapes clés de la conception de l’événement. Nous examinons les moindres renseignements, anticipant les moindres aléas jusque la fin du jour J. Nous vous accompagnons à chaque instant pour mettre en avant votre séminaire. En amont, en suscitant l’intérêt, en donnant envie de participer : concept visuel, invitation, site web, vidéo teasing, etc. Puis en habillant et animant le lieu ( scénographie, animations, signalétique, goodies,.. ), que nous pouvons dénicher pour vous. Un séminaire assure demande en amont de la réflexion et de l’ingéniosité, en période avec vos objectifs. Sa conception nécessite un juste dosage entre idées exceptionnelles et pragmatisme terrain. La communication d’un activité contribue fortement à son succès. Idéalement nous demandons d’associer plusieurs actions, avant, pendant et après votre jour J. Nous ne laissons rien aléatoire dans l’organisation de votre événement. Vision globale, gestion du planning, direction et vérification du moindre détail sont des exigences… .
L’organisation d’un événement est une démarche complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour gagner du temps et de l’argent, il est envisageable de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une parfaite société d’organisation d’événements ? Les cabinets d’organisation d’événements sont des entreprises dédiées dans l’organisation d’événements privés ou d’entreprise. Ces professionnels s’occupent de toute la logistique et de d’un atelier : recherche et réservation du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient votre budget, vos attentes et vos goûts, ils savent solutionner votre situation qui vous satisfera. Ils proposent des services sur mesure selon vos attentes : organisation complète de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous aident à développer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent systématiquement à votre disposition un réseau de prestataires spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée d’entreprise. Certaines agences se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements d’entreprise, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos attentes.
L’une des raisons de chercher une agence événementielle : son expérience. Une agence est constituée d’une équipe de téléconseillers en interne, mais est aussi à même de choisir les meilleurs artisans externes, spécialisés dans chaque secteur. Ce réseau est indispensable à le succès de votre projet. Grâce à lui, tous les critères de votre team building seront une véritable réussite. L’agence reste votre seul interlocuteur, pour un gain de temps précieux et des échanges constructifs. Faire confiance à une agence évènementielle pour votre projet, c’est l’assurance de respecter le budget établi. En organisant un évènement en interne, il est fréquent de voir le tarif que vous souhaitiez faire prévu exploser ! Entre les calculs approximatifs, les imprévus et les charges oubliées, les surprises désagréables ne sont jamais bien loin… L’agence événementielle s’assure que vos finances soit respecté, et cela grâce à sa connaissance des professionnels externes, sa capacité à discuter des devis et, bien-sûr, son expérience. Une agence événementielle se doit d’être au courant des dernières mode en terme d’événements, de ce qui marche et plaît à coup sûr. Mais cela ne suffit pas. Son rôle est à chaque instant de appréhender vos besoins et vos objectifs pour vous proposer un projet pertinent, entièrement adapté et de ce fait vraiment efficace. En unissant son expertise des mode à vos attentes, l’agence événementielle est capable de mettre en place un évènement sur-mesure.
Si l’entreprise dispose déjà d’un service consacré qui développe la communication en son sein et/ou en extérieure, il n’est pas toujours de déléguer cette partie à un tiers. Pour des actions ponctuelles et en fonction des budgets que vous avez à votre disposition, un studio graphique peut suffire afin de répondre à vos souhaits tels que la réalisation d’un flyer, d’une brochure, d’un dépliant, ou des cartes de visite. Cependant, répondre à tous les besoins de la société en à propos de communication nécessite une intense polyvalence : print, digitale, digital, graphisme, brand content… Or, vos partenaires ne possèdent sans doute pas toutes les compétences pointues espérées. L’un des possibilités de recourir à une agence web est de pouvoir disposer d’une vision extérieure sur votre stratégie de marketing et communication, ainsi que des dernières tendances et innovations en la matière. Déléguer à des spécialistes permet de économiser du temps. Vous profitez ainsi de l’expertise de professionnels qui vous amènent des serp à court ou moyen terme : image de marque attractive, notoriété, fidélisation des collaborateurs et des clients potentiels, apport d’affaires, autant de leviers de pour l’entreprise. il existe différents types d’agences de communication : généralistes, comme les agences de communication globale, et dédiées : agence web digitale, agence de création web, agence de conseil en communication, agence de communication ressources humaines, agence de publicité, agence de relations-presse, agence événementielle, agence de réalisation graphique etc. Un grand groupe de communication possède souvent différents pôles compétent d’apporter une réponse à la plupart de vos attentes en à propos de communication visuelle, communication digitale, communication corporate, communication événementielle, communication publicitaire etc.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de connaître le type d’événement qu’elle a la coutume de de couvrir. Est-elle experte dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la préparation d’un événement aussi bien extérieure qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire de sociétés, lancement de nouveaux produits, conférences… bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de prévoir une soirée pour TPE ou petites structures n’est pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous souhaitez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, en effet, des arguments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. réalisez tout de même attention, certaines agences mettent en avant des clients prestigieux alors que leur intervention pendant les événements rempli de ces grands noms a été limitée. Elles ont peut-être sert de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients potentiels moins connus ne veut dire forcément pas qu’elle n’est en fait pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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